Организация школ пациента

 

Основные этапы:

- определение места и времени проведения Школы, спикеров, составление программы

- распространение информации о мероприятии

- проведение самой школы.

 

Этап 1 - планирование

 

Потенциальные места: клиники или стационары, в которых наблюдаются пациенты с хроническими заболеваниями кожи, или же просто залы в аренду в центре города, до которых легко добраться на общественном транспорте, например в отелях, конгресс-центрах, и т.д.

 

Желательно, чтобы в помещении был ноутбук, проектор и экран, но при их отсутствии, их можно тоже взять в аренду.

 

ВАЖНО! Посетите помещение заранее, чтобы понять, как примерно расположить пациентов, и сколько человек разместится.

 

Проводить школу нужно исходя из возможностей лекторов и удобства пациентов, если мероприятие проходит при стационаре то удобнее в будний день, но для работающих людей удобнее в выходной часов в 11

 

Длительность мероприятия не должны превышать 3 часов, с включением 30 минутного перерыва на кофе-брейк. По длительности доклада не более 30 минут, плюс 10 минут на вопросы -ответы.

 

Обязательно необходимо вступительное слово от организаторов мероприятия.

 

По теме докладов – можно заранее поспрашивать у пациентов, что им интересно, составить список тем, и показать его спикерам, чтобы им было от чего отталкиваться, или же спикеры могут сами предложить тему. Первый доклад желательно делать про основы заболевания, образ жизни, диета, лечение, и т.д.

 

При планировании школы по возможности лучше приглашать известных всем пациентам специалистов по профилю дерматовенерология. Участие такого человека будет замечательно, потому что когда человек видит знакомую фамилию в программе – его это с большой вероятностью заинтересует. Но можно позвать в спикеры и не самого известного среди пациентов врача, если вы уверены в его квалификации, и что он сможет качественно сделать доклад. В этом случае желательно этого специалиста в программе Школы описать (регалии, место работы, достижения, и т.д.), чтобы пациенты поняли из описания, кто будет выступать.

 

Про кофе-брейк. Вариант первый, более бюджетный – организовывать его своими силами, т.е. заказать какой-нибудь еды, купить чаю, стаканчики, одноразовую посуду, и т.д. Вариант второй, более дорогой – нанять для организации стороннюю компанию, если вы арендуете помещение, то у них часто есть и услуги по организации кофе-брейка, или же поискать отдельную компанию. Надо учитывать, что у пациентов с хроническими заболеваниями кожи есть ограничения по диете, и составить меню с их учетом

 

После того, как мы определились с местом, временем, и спикерами, нужно составить программу школы, где написана основная информация. Там должны быть дата и время начала, описание, как попасть в место проведения, время и темы конкретных докладов, организаторы мероприятия, контакты организаторов. Важно указать, что Школа проводится бесплатно!

 

Этап 2 – распространение

  

Распространять эту информацию нужно в разных форматах – в интернете, на маленьких листовках, на больших плакатах.

  

Этап формирования программы желательно закончить за несколько недель до даты проведения Школы, чтобы было время на распространение.

  

После того, как программа готова, нужно распространить информацию о Школе среди пациентов. Важный момент – просить ли пациентов регистрироваться на Школу заране е?  Важно знать заранее, сколько пациентов планирует прийти, поэтому мы добавили в программу примерно такую ненавязчивую просьбу о регистрации:

 

«Для наилучшей организации мероприятия просим зарегистрироваться, написав на e-mail, или позвонить по телефону +7-XXX-XXX-XX-XX

Электронная регистрация: https://....

 

Лучше предоставить как можно больше способов регистрации, чтобы пациент выбрал удобный для себя способ, не требующий больших усилий. В нашем случае большая часть пациентов зарегистрировалась через сервис TimePad.

 

Этап 3 – проведение Школы

 

За день перед Школой можно обзвонить/написать зарегистрированным пациентам с напоминанием о школе, мы разослали оповещение через WhatsApp, чтобы у пациентов в истории остался номер, по которому можно звонить/писать в случае проблем с нахождением места, или по другим вопросам. По опыту – как бы ни было хорошо описано место проведения, всегда найдутся те, кто его не смогут найти, и начнут вам звонить/писать перед самым началом Школы.

 

Если организуете кофе-брейк своими силами, купите в магазине все необходимое – сладости, чай, кофе, сахар, воду в маленьких бутылках, одноразовую посуду, скатерть, мешки для мусора.

 

Обязательно ведите регистрацию пациентов, чтобы у Вас формировалась база участников!

   

Распечатайте анкеты, которые будут раздаваться пациентам на Школе, купите ручки, бумагу для записей. Вместо покупки блокнотов каждому пациенту, можно купить пачку бумаги в клеточку, и каждому раздать по несколько листов. Позаботьтесь о том, чтобы пациентам было удобно писать. Если в помещении нет столов, можно купить планшеты с креплением для бумаги (которые скорее всего у вас останутся на следующие школы).

 

В день Школы приезжайте заранее, расставьте стулья, убедитесь, что работает проектор с ноутбуком, разложите по местам анкеты для пациентов с ручками. Во время школы побудьте модератором – объявляйте спикеров и тему доклада, следите за временем, заканчивайте сессию вопросов-ответов, если она слишком затягивается. Фотографируйте сами, или попросите кого-то сделать фотографии спикеров и пациентов!

 

После Школы соберите обратную связь с пациентов и с врачей, что понравилось, какие у их пожелания на будущее.

 

Также после Школы напишите короткий документ – пресс-релиз о том, что школа состоялась, приложите фотографии, и распространите его в соц. сетях и на сайтах МБОО «Кожные и аллергические болезни».